L’acquisto di un prodotto informatico può essere assimilato all’acquisto di una casa e può essere attuato in più modalità: non comprare niente rimanendo nell’attuale situazione, realizzare un progetto su misura, utilizzare semilavorati su cui costruire le parti mancanti, acquistare un prodotto di mercato da configurare/personalizzare.
Di seguito descriveremo la modalità dell’acquisto di un prodotto di mercato.
L’acquisto di un prodotto informatico rappresenta un momento di grande attenzione (tensione) in quanto l’evento ha un impatto significativo non solo sull’assetto organizzativo dell’ufficio crediti ma anche su altri enti aziendali i quali potrebbero non gradire acquisti che generino conseguenze negative sulla loro operatività.
I punti di attenzione nell’acquisto del prodotto sono tanti tra cui: la modularità, la scalabilità, la configurabilità, la flessibilità, la salvaguardia dell’investimento nel tempo, l’integrazione non invasiva con gli altri sistemi aziendali, la possibilità di interscambiare dati con sistemi terzi e la fruibilità dall’esterno dell’azienda; inoltre le funzionalità devono essere ragionevolmente complete e la facilità di utilizzo deve indurre gli utenti a non rimpiangere i vecchi sistemi e metodi. Sistemisticamente il prodotto deve essere facilmente integrabile con l’architettura informatica presente in azienda e non deve richiedere l’acquisto di particolari licenze di prodotti di terzi.
Certo, l’ansia si ridurrebbe di molto se vi fosse la possibilità di provare il prodotto prima dell’acquisto in un contesto il più vicino possibile al reale contesto di utilizzo, ma spesso questo non è possibile.
Un acquisto consapevole parte dal presupposto che ci sia la reale necessità di utilizzare un prodotto e che si intenda dedicare alle varie fasi tutto il tempo e le strutture necessarie ad assicurare un acquisto ragionevolmente soddisfacente. Altro elemento da considerare è che sarebbe opportuno valutare più prodotti, non troppi, 2, massimo 3.
Il primo passo è quello di identificare i bisogni essenziali irrinunciabili per poi prendere in considerazione le funzioni che possono facilitare il lavoro, evento fattibile leggendo con cura la documentazione funzionale e valutando con attenzione l’eventuale dimostrazione del prodotto. Questo consentirà di avere un prodotto con la minor quantità possibile di personalizzazioni, sempre fonte di incomprensioni, costi aggiuntivi e tempi di collaudo non sempre brevi.
Utile sarebbe anche che il prodotto potesse essere introdotto in azienda per gradi (scalabilità) in modo da valutare nel tempo la bontà delle funzionalità e l’affidabilità del fornitore, limitando al minimo l’effetto negativo di scelte che poi si potrebbero dimostrare non all’altezza della situazione.
Selezionato il prodotto funzionalmente più adatto alle nostre esigenze, occorrerà coinvolgere il comparto informatico affinché valuti l’impatto sull’architettura sistemistica dell’azienda e verifichi che la flessibilità nel colloquio con gli altri sistemi applicativi consenta a chi utilizzerà il prodotto di avere la percezione di operare su un prodotto integrato con il sistema informativo aziendale.
Qualora il prodotto potesse essere provato prima dell’acquisto, occorrerà dedicare la massima attenzione afinchè il prodotto venga valutato in ogni suo aspetto e che il fornitore sia disponibile a supportare la prova per rendere maggiormente efficace la valutazione. Altro accorgimento è che la prova avvenga in un contesto il più vicino possibile all’ambiente reale di utilizzo con dati molto simili a quelli che dovranno essere gestiti.
Come detto all’inizio, l’acquisto di un prodotto informatico è paragonabile all’acquisto di un casa per cui occorre porre attenzione ai dettagli, alle interazioni con i confinanti e che l’immobile sia ragionevolmente funzionale ai nostri bisogni. Una volta acquistato “l’immobile”, tornare indietro non solo potrebbe risultare faticoso ma anche molto oneroso e, spesso, impossibile.