La contabilità ed il credito, due facce della stessa medaglia.
Partiamo definendo amministrazione tutti gli eventi che in un modo o in un altro hanno a che fare con i numeri dell’azienda ed identifichiamo con contabilità tutto ciò che non riguarda la gestione dei crediti.
Per semplicità possiamo immaginare la contabilità come un’entità centrale, COGE, contornata da tante funzionalità specializzate quali la gestione degli ordini clienti e fornitori, la fatturazione, il magazzino, la pianificazione della produzione, sino ad arrivare a comparti particolari in funzione delle caratteristiche dell’azienda (marketing, vendite, provvigioni); non manca nulla? Si, la gestione dei crediti, la Cenerentola dell’amministrazione, “… basta uno che telefona quando il cliente non paga …”. Può essere vero se i clienti e le fatture non sono molte, se i pagamenti sono regolari come indicato nella fattura e se gli insoluti sono pochi oppure se i pagamenti avvengono prima della fornitura; chi è in questo stato di grazia può anche smettere di leggere evitando di annoiarsi, per gli altri buona lettura.
Due punti di vista sulla gestione dei crediti: multifunzionalità e fonti di approvvigionamento dei dati.
Le funzioni comprese nella gestione dei crediti sono molteplici ma restringendo il campo al minimo indispensabile possiamo includere la valutazione e l’affidamento dei clienti, gli incassi e i solleciti, la parte legale e il coordinamento e collegamento con tutte le altre direzioni aziendali.
Passando velocemente in rassegna i vari comparti, la funzione “valutazione e affidamento clienti” è specializzata nella raccolta dei dati interni ed esterni all’azienda relativi ai prospect ed ai clienti in modo da predisporre fidi aziendali in funzione del rating dell’azienda; un comitato in cui sono presenti altre direzioni aziendali, tra le quali spicca la figura del credit manager, autorizza i fidi inoltrandoli alla contabilità per le operazioni successive di sua competenza.
Incassi & Solleciti: in via preventiva segnala al cliente lo scadere e lo scaduto, ne sollecita il pagamento con contatti diretti ed indiretti e gestisce eventuali piani di rientro. Le relazioni del credit manager con le altre componenti aziendali è intenso in quanto nell’operatività è coinvolta la componente commerciale, la produzione o il reparto tecnico, il magazzino e la logistica.
Legale: legale interno o esterno siamo alla rottura dei rapporti con il cliente per cui il credit manager ha una responsabilità molto rilevante.
Analizzando le fonti di approvvigionamento dei dati, individuiamo dati in arrivo e dati in partenza. I dati in arrivo possono essere le anagrafiche dei propect e dei clienti, le fatture, le modalità di pagamento con relative rate ed i pagamenti, con questi dati l’ufficio crediti è autonomo nel suo lavoro; suggerisco di prevedere che le fonti di approvvigionamento siano le più vicine possibili alle funzioni aziendali che le generano ossia che la fattura arrivi dalla fatturazione nello stesso momento stesso in cui viene emessa e che i pagamenti arrivino dalle fonti esterne utilizzate dall’azienda quali banche, posta, carte di credito, marketplace ecc; questo consente di avere dati completi e tempestivi consentendo di fare azioni altrettanto complete e tempestive. I dati in partenza sono quelli che l’ufficio crediti invia in ritorno alla amministrazione, ad eventuali aziende di recupero crediti, al comparto commerciale e tecnico ed all’ufficio legale esterno.
Se quanto detto è condiviso, forse non basta “… basta uno che telefona quando il cliente non paga …” ed il credit manager è coinvolto, se non addirittura responsabile o co-responsabile, di molte decisioni aziendali sia di routine che strategiche per cui sta a lui, con tutte le informazioni in suo possesso, essere parte attiva nei processi aziendali guadagnandosi il ruolo che merita.